איך עוברים ממערכת ניהול אחת לאחרת בלי לאבד מידע

1. ממפים לפני שמייצאים

רושמים אילו סוגי מידע קיימים: מתפללים, יארצייטים, עליות, משימות, מסמכים ומידע כספי לפי הצורך. לא כל שדה במערכת הישנה חייב לעבור. מדריך המסמכים והרשומות יכול לעזור להפריד מידע חי מארכיון.

2. מבצעים ייצוא ובודקים אותו

לפני כל שינוי פותחים את הייצוא ובודקים שהוא קריא, מלא ושומר עברית ותאריכים. מדריך הגיבוי והייצוא מפרט מה צריך לשאול את הספק מראש.

3. מנקים לפני הייבוא

מעבר הוא הזדמנות להסיר כפילויות, שדות שאינם בשימוש ורשומות שכבר אינן רלוונטיות. ברשימת מתפללים כדאי להתחיל לפי עקרונות הפנקס הדיגיטלי: מעט שדות, שימוש ברור ומקור אמת אחד.

4. בונים מפת שדות

5. בודקים לפני cutover

לא מספיק שמספר הרשומות זהה. בוחרים מדגם אמיתי ובודקים שמות, תאריכים, קשרים והרשאות. כאשר כמה גבאים מעורבים, מגדירים מראש מי בודק ומי מאשר.

6–7. מקפיאים, עוברים וסוגרים גישות

קובעים נקודת זמן שממנה מעדכנים רק במערכת החדשה. אחרי שהמעבר מאושר, מבטלים גישות שאינן נדרשות ושומרים את החומר הישן לפי מדיניות הקהילה והדרישות הרלוונטיות. מדריך הפרטיות רלוונטי גם לשלב הסגירה.